Cómo hacer la Transición a un Equipo Distribuido

Uno de los grandes retos tanto para un empleado como para una empresa es el de migrar al trabajo de oficina tradicional a convertirse en un equipo distribuido. No solo por cuestión de adaptación sino porque requiere de de mucha planeación previa para que todo salga bien.

En los últimos cinco años el trabajo remoto incrementó en un 40% en Estados Unidos. Por ejemplo: Al empezar a trabajar con equipos distribuidos Dell ha ahorrado 39,5 millones en costos inmobiliarios. Otras grandes compañías como Unilever y Aetna también han incorporado este modelo desde 2005, porque mejora la retención de contratación y ahorran aproximadamente 78 millones al año en costos de bienes inmuebles.

A continuación les presentamos algunas de las recomendaciones que deben tener en cuenta para que la transición sea lo más exitosa posible.

1. Manejo de la comunicación

La comunicación es la clave en un equipo distribuido. Se debe definir qué herramientas se van a utilizar para la comunicación de todos los miembros del equipo: chat, aplicación para llamadas o videoconferencias. Esto se debe tener implementado antes de conformar el equipo distribuido. Slack, Discord, Zoom o Google Hangouts son algunos de los que usan los equipos distribuidos para su comunicación diaria. Para aprender más  de estas herramientas te sugerimos leer descargar el E-Book de herramientas colaborativas para equipos remotos.

2. Disponibilidad

Se debe dejar claro los horarios de trabajo en que debe estar conectado el equipo. Si es en horario de oficina o si es horario flexible.

3. Conexión a internet

Se debe exigir a todos los miembros del equipo incluso antes de contratarlos que deben contar con un buen plan de conexión a internet para que una vez  ingresen a la compañía no vayan a tener problemas técnicos durante las sesiones de trabajo.

4. Gestión de proyectos

La organización es clave a la hora de trabajar en un equipo distribuido. Es importante configurar una herramienta de gestión de proyectos como Jira, Trello o Basecamp que permite crear diferentes proyectos por áreas de trabajo y realizar un seguimiento adecuado.

• Reporte de tiempos:
  Como el equipo va a reportar el tiempo y progreso de cada proyecto? Es necesario contar con una herramienta que permita llevar el seguimiento de las horas de trabajo de los miembros del equipo. Timesheets o  Jira (Tempo) pueden ser excelentes opciones para hacerlo.

5. Entrenamiento

Para que la transición no sea tan difícil, se debe brindar una capacitación a los nuevos miembros del equipo donde se les enseñe el manejo de las herramientas para trabajo remoto y se le expliquen las políticas internas de la empresa.

6. Canales de soporte: 

• ¿Con quién hablar? Es crucial definir quién será el primer contacto cuando los empleados necesiten realizar alguna solicitud. La mayoría de las veces, un analista de RR.HH. debe brindar soporte cuando los miembros del equipo tienen dudas en términos de permisos o políticas de trabajo. Los gerentes también deben poder resolver las preguntas de sus equipos.

• Cómo hacer frente a la falta de sociabilidad en el entorno laboral: Uno de los problemas más comunes de los trabajadores remotos es la sensación de desconexión o soledad. Un trabajador remoto es una persona que interactúa con su computadora portátil en casa, sin compañeros de trabajo alrededor. Para evitar este aislamiento, la empresa debe brindar espacios digitales como reuniones semanales, canales para compartir conocimiento, brainstorming o crear sesiones de colaboración para conectar a todo el equipo y hacerlos sentir cercanos entre sí.

7. Integración cultural

Una integración cultural positiva es vital para el compromiso de los empleados. En los equipos distribuidos, hay formas de mantener la integración de la cultura digitalmente y tener un lugar para que los miembros del equipo conversen de manera informal (como un canal de Slack) que puede ayudar a unir a los empleados. En este canal, la gente puede compartir chistes, tarjetas electrónicas de cumpleaños, hacer algunos concursos o destacar los logros de los empleados.

Con la planificación y preparación adecuada, los equipos pueden realizar la transición al trabajo remoto con éxito. Habrán desafíos en el camino. Pero, aún así, es esencial permitir que los empleados encuentren  soluciones a los problemas que surjan cuando sea necesario y sugieran cómo mejorar las cosas a futuro.

Bibliography:

https://www.upwork.com/press/2018/02/28/future-workforce-report-2018/

Book: ‘Distributed Teams’ The art and practice of working together while physically apart. John O’Duinn

Autor Diana Chávez.
Marketing Specialist of TechAID
LinkedIn: DianaChavez